PDF 太大发不出去邮件？这些办法才真的有用
附件大小限制比多数人以为的更小，而多数"压缩 PDF"的建议会悄悄毁掉文字层。本文讲清楚 PDF 为什么大、哪种文档该用哪种办法、以及每种办法的代价。
你把文件加进附件、点发送，邮件被退回：附件过大。搜索结果第一条告诉你"在线压缩 PDF"。 你照做了，文件确实小了，三周后有人问你：为什么你发来的合同搜不了字？
让 PDF 变小其实有好几种本质不同的办法，它们并不能互相替代。这篇文章讲清楚你到底撞上了什么限制、 文件为什么会这么大、以及哪种文档该用哪种办法。
你撞上的到底是什么限制
邮件服务商宣传的附件上限听起来很宽裕，实际生效的却更小，因为附件在传输时会被 base64 编码—— 体积因此膨胀约 33%。标称 20 MB 的上限，意味着原始文件的真实天花板接近 15 MB。
- Gmail 和 Outlook.com：标称 25 MB，按实际文件约 18 MB 来规划。
- Microsoft 365 / Exchange：常见 25 MB，但管理员经常调低到 10 MB。
- 企业网关和政府门户：10 MB 很常见，5 MB 也不稀奇。
- 收件方的限制同样生效——你 24 MB 的附件发得出去，却会在对方那头被拒收。
如果不清楚对方的配置，就把目标定在 10 MB 以内。这个体积几乎能穿过所有邮件系统，不需要额外沟通。
你的 PDF 为什么这么大
选办法之前，先判断你手上是哪一类文件。这个区分决定了后面的一切。
- 扫描件。每一页都是一张照片。 30 页、300 DPI 的彩色扫描轻松就到 50 MB。这是最常见的原因，也是最好压的。
- 带图的幻灯片或报告。文字是矢量、占不了多少，几张满版照片吃掉了几乎全部字节。
- 从文字处理软件导出的纯文本。通常本来就很小。这类文件如果很大，原因几乎总是嵌入字体或文档特别长，而不是图像数据。
- 几百页的长文档。没有哪一页特别重，只是页数实在多。
办法一：少发几页
这是大家都会跳过的选项，但它常常才是对的那个。如果对方需要的是第 4 到 9 条， 把整份 200 页的主协议发过去并不叫慷慨——那是一个 40 MB 的附件，对方的体验也更差。
提取页把你选的页面汇集成一个新文档。它是无损的：保留下来的页面以完全保真的方式复制， 文字依然可选中、可搜索。删除页则是从另一个方向做同一件事，当"要去掉什么"更好描述时用它。
办法二：压缩，但要明白代价
对扫描件和图片密集的材料，压缩是对的答案。值得知道的是，多数浏览器端压缩器—— 包括我们的—— 实际做的是什么：把每一页按选定分辨率渲染成图片，再把这些图片打包成新的 PDF。
这正是它对扫描件效果那么稳定的原因，也正是结果有一个重大限制的原因：输出的页面是图片。 如果输入原本有真实的文字层，那一层就没了。收件人搜不了、复制不了，屏幕阅读器也读不出来。
对扫描件来说你什么也没损失——没做过 OCR 的扫描件本来就没有文字层。 但对一份从 Word 导出的合同来说，你悄悄把文档降级了。
分辨率参考（DPI）：72 是缩略级下限，屏幕上仍然认得出；108 左右是屏幕阅读的合理默认； 144 适合可能要打印或在高密度屏上看的场合。低于 72 DPI，正文就开始崩了。
办法三：在 PDF 生成之前就处理图片
如果文档是你自己做的，最划算的节省发生在导出之前。一张 1200 万像素的手机照片扔进报告里， 像素量大约是整页印刷所需的四十倍。先把图片过一遍图片调整大小和图片压缩， 得到的文档既小、又保留了真实的文字层——这正是页面级压缩给不了你的结果。
办法四：干脆不用附件
共享存储的链接没有体积上限，能穿过对方的邮件网关，事后还能撤销访问。 代价是文件从此住在某个服务上，访问控制变成了你要管理的事。 对真正机密的东西，直接发一个更小的附件往往是更稳妥的选择。
一张速查表
- 扫描的纸质材料：按 108 DPI 压缩。本来就没有的东西不会被弄丢。
- 长文档、对方只要其中一部分：提取相关页面。无损，而且对方更好用。
- 你正在做的报告或材料：导出前先把图片缩小。
- 必须保持可搜索的合同或呈报文件：不要压缩。少发几页，或者发链接。
- 本来就小的文本 PDF 却莫名很大：压缩只会让它更大。去查嵌入字体。
一个值得保持的习惯
不管你用哪种办法，都请留着原件。上面除了提取页之外的每一种都不可逆： 栅格化后的页面救不回文字层，JPEG 压缩丢掉的细节也回不来。压副本、发副本、存原件。
另外也想一想压缩这件事发生在哪里。大到能把邮件顶回来的文档，往往恰恰是那种—— 已签合同、病历、护照扫描件——你最不愿意为了把它变小而上传到某个免费服务的文档。 本文中链接的每一个工具都完全在你的浏览器内运行：文件不会被传输到任何地方。